L'agent réalise les opérations administratives inhérentes à la gestion de la formation continue des personnels non médicaux ainsi que la gestion logistique liée aux activités du service (déplacements professionnels, organisation de réunion, gestion des salles pour les formations, etc.).

Poste susceptible d'évoluer compte-tenu des objectifs d'organisation du service de la formation continue.

Missions/Activités principales du poste

• Accueil, orientation des personnes (formateurs, intervenants, agents, stagiaires…)
• Organisation des salles de formation et les aménager en fonction des demandes des intervenants
• Réception et traitement des appels et des mails
• Traitement des courriers, dossiers (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Prise de note, frappe et mise en forme de documents
• Création, reproduction et transfert de documents relatifs à la formation (attestations de formation, dossiers formations des agents…)
• Prise de rendez-vous et gestion des agendas pour les réservations des salles de formation et réunion
• Gestion des stocks de matériel bureautique (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

Missions/Activités spécifiques du poste :

• Rédaction de courriers relatifs à la formation
• Communication des informations sur la formation dans les services concernés
• Mise en place des actions de formations auprès des différents organismes de formation, en y inscrivant les agents
• Suivi et contrôle des dossiers formation :

Suivi des actions de formation auxquels les agents ont pu participer

Remboursement des frais de séjours des agents occasionnés lors de leurs déplacements pour se rendre sur leurs lieux de formation, les frais de restauration, ainsi que les frais pédagogiques auprès des organismes.

Renseignement et suivi au fil de l'eau de bases de tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières

• Participation à la clôture exercice comptable